D’après l’étude de Lexicon-Digital Media : pour une entreprise de 100 collaborateurs, le manque de fluidité dans les échanges d’informations coûte 427 000 € par an.
Imaginez le résultat dans une entreprise de plus de 5000 ou 10 000 collaborateurs !
Voici une bonne raison de se pencher sur l’intérêt d’une stratégie de communication interne.
Pourquoi mettre en place une stratégie de communication interne ?
Améliorer la productivité
Car un salarié bien informé est un employé productif. Et ce n’est pas l’étude de Mc Kinsey qui dira le contraire. Selon elle, une entreprise utilisant des outils de communication interne augmente sa productivité de 20 à 25 %.
Développer l’engagement des collaborateurs
D'après l’Étude Trade Press — 2018 : « 85 % des salariés se disent plus motivés lorsque la direction communique régulièrement sur les actualités de l’entreprise »
Ainsi un employé avec lequel la direction (et donc le manager) établit une véritable communication va petit à petit se sentir appartenir à l’entreprise. Il est donc essentiel de développer des actions de communication managériale pour accompagner les managers, en particulier de proximité, à mieux transmettre les informations à leur équipe. Cela participe à la transparence, la confiance et accroît l’engagement.
De plus, un collaborateur engagé démissionne moins facilement. Et une baisse de votre taux de turn-over augmente la rentabilité de votre entreprise.
Fédérer pour augmenter la productivité
Combien de fois avons-nous entendu “je ne sais pas à quoi je sers dans mon entreprise” ?
Un salarié qui ne comprend pas l'objectif ou la vision de son entreprise est un collaborateur qui a de grandes chances d’être contre productif.
Avec une véritable communication, les employés se sentent impliqués dans la dynamique globale. Selon l'étude de l'association AFCI, 56% des managers pensent que leur rôle est de faire adhérer leur équipe à un objectif commun. Il est donc crucial de les accompagner car lorsque les collaborateurs sont plus impliqué, ils deviennent plus productifs.
Les 5 étapes d’élaboration d’une stratégie de communication interne efficace
1. Évaluer votre communication actuelle
Avant de vous lancer dans des travaux d’envergures, faîtes un point sur les outils et actions existants et identifiez les maillons forts, ceux qui peuvent être optimisés et les faibles.
Vous avez d’anciennes idées enfouies au fond d’un placard ? Peut-être trouverez-vous des perles inexploitées jusque-là.
Commencez par le terrain, rien ne vaut la parole de vos cibles. Comment ? Grâce à un sondage ou un véritable audit de communication interne si vous en avez la possibilité.
Se baser sur des faits concrets aura bien plus d’impact que sur des bruits de couloirs et des intuitions.
Soyez curieux et allez voir ce que fait le voisin. Vos homologues ont des idées et les partagent sur Linkedin, dans des webinars, des évènements, des podcast, des articles de blog ou de presse professionnelle.
Restez en veille pour nourrir vos réflexions, innover, connaître les nouveaux outils et comprendre comment et pourquoi certaines actions fonctionnent et d’autres pas.
2. Identifier vos objectifs avec un plan de communication
Car un plan de communication interne se prépare. C’est comme un projet de construction d’une maison. Avant de prendre une truelle et un sac de ciment, vous vous posez pour dessiner votre future habitation. Il en est de même pour la stratégie de communication interne des entreprises.
Ainsi avant de vous lancer tête brûlée, demandez-vous pourquoi mettre en place une stratégie de communication interne, quel est votre enjeu stratégique ?
∙ pour augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise,
∙ pour booster vos salariés,
∙ pour fédérer les collaborateurs autour d’un projet,
∙ pour améliorer leur bien-être,
∙ pour transmettre des messages.
Pour vous aider, pensez à utiliser une technique telle que la méthode OKR inventée par l’ancien PDG d’Intel Andy Grove. Avec elle, vous mettez en place des objectifs à chaque niveau d’élaboration de votre stratégie.
Mais surtout votre objectif principal se fixe collectivement, sans oublier un seul maillon de la chaîne. De plus, il doit être court et réalisable. Ainsi il donnera envie à l'ensemble de vos équipes de l'atteindre.
Pour vous aider, cette méthode prévoit des paliers. Des objectifs secondaires mais tout aussi importants. Ils répondent à la question "comment faire ?".
3. Définir votre persona
Un persona ? Oui, je vous parle bien du persona que votre équipe marketing connaît sur le bout des doigts. Vous savez, ce client type qu’ils appellent M. Dupont, marié deux enfants…
Maintenant à vous de déterminer vos cibles ou si vous préférez le salarié type de l’entreprise.
Construire votre persona interne
Pour faciliter la projection, nous vous conseillons de nommer votre persona. Par exemple, Karim, qui représente toute une population de vos collaborateurs avec des caractéristiques similaires. Karim a 30 ans et est employé depuis trois ans dans votre entreprise. Il travaille au siège mais également en télétravail deux jours par semaine. Il est connecté et très à l’aise avec le digital. Karim aime recevoir la newsletter chaque fin de semaine et les événements où il peut poser des questions en live chat. Ainsi, connaître Karim vous permet de choisir les bons canaux de communication pour atteindre l'ensemble des collaborateurs lui ressemblant.
Mais attention car Karim n'est pas Jocelyne, un autre persona avec des attentes très différentes. En effet, Jocelyne représente les salariés de terrain. Elle est dans l’entreprise depuis plus de trente ans, et n’a pas accès à un ordinateur fixe mais à de l’affichage. Elle serait prête à recevoir des informations sur son portable.
Par conséquent, connaître les personas de l'ensemble des collaborateurs vous permet de personnaliser vos communications. Car entre Karim et Jocelyne, les besoins, attentes et usages ne sont pas les mêmes.
4. Choisir vos canaux de communication
Enfin, vos personas prennent vie. Maintenant que vous avez pris connaissance des souhaits de Jocelyne et Karim, vous pouvez vous orienter sur des outils internes adaptés.
Pensez aussi au rythme désiré. Car comme un journal télévisé ou podcast, vous devez transmettre des informations à une cadence précise : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ? Tout dépend des objectifs attendus.
Maintenant il est temps de vous lancer en mettant en œuvre les outils sélectionnés.
5. Évaluez les résultats
La dernière étape et pas des moindres arrive. Votre premier choix est-il le bon ? Jocelyne et Karim correspondent-ils bien à vos collaborateurs types ?
Faites régulièrement un point sur l’efficacité de vos outils de communication. Votre stratégie doit se vérifier sur le terrain et être rectifiée si besoin.
Ainsi, prévoyez par exemple :
∙ une enquête interne,
∙ la création d’un groupe de travail de collaborateurs divers,
∙ l’analyse des indicateurs chiffrés des contenus diffusés selon leur canal de transmission.
Tous ces résultats mis en commun vous aideront à élaborer des axes d'améliorations et à mieux orienter vos ressources.
Outils de communication interne en 2023 : toujours plus d’interactions
La newsletter : une communication top-down vieillissante ?
Peu onéreuse, connue de tous et rapide à instaurer : voici les trois qualités principales de la newsletter.
Pourtant, elle possède aussi des défauts, et pas des moindres. Même si, selon Bananatag, 79 % des salariés ouvrent la newsletter de leur entreprise et la lisent; seuls 15 % cliquent sur les liens. Et toujours d’après la même étude, plus l’entreprise est importante, moins les collaborateurs ouvrent la newsletter (62 %). Mais surtout, c’est un canal top-down !
Comprenez une communication UNIQUEMENT descendante sans aucun échange possible. Et ça aujourd’hui la génération Y et les millenials s’en désintéressent pour des canaux plus interactifs.
L’intranet de l’entreprise : encore d'actualité ?
En moyenne chaque employé perd 7 h 30 par semaine à cette fameuse recherche d’informations. Et parmi les reproches les plus récurrents des collaborateurs : l’impossibilité de trouver une information sur l’intranet reste en pôle position.
En 2023, l’intranet doit être intuitif pour permettre au collaborateur de trouver enfin ce qu’il cherche. Mais l’intranet évolue dans une nouvelle ère, loin d’une présentation organisationnelle de l’entreprise, ou d’une plateforme d’archives.
Il accompagne désormais votre stratégie de marque employeur. Il est tourné autour de vos valeurs, de votre culture d’entreprise et… de vos collaborateurs !
L’intranet est une des vitrines les plus fortes de votre entreprise. Et pourtant, le pouvoir de cet outil est très souvent sous-estimé alors qu’il peut contribuer à répondre aux attentes des collaborateurs :
valoriser et partager leurs actions
mieux comprendre leur rôle dans la stratégie globale
cultiver leur sentiment d’appartenance et leur fierté
la transparence des informations
plus de proximité avec les dirigeants
Des attentes directement en lien avec la quête de sens de nombreux collaborateurs.
Le support vidéo : un format qui s’installe
La vidéo est en passe de devenir un indispensable. Vos collaborateurs vivent des expériences digitales de haute qualité dans leur vie quotidienne. Ces expériences font la part belle à l’interactivité, et par conséquent, à la vidéo. Ils attendent donc la même chose avec vos supports de communication interne.
Le groupe Adecco l’a compris avec ses vidéos façon interview pour communiquer sur les chiffres de l’entreprise auprès de ses 1200 agences réparties dans le monde. Ainsi, réaliser des vidéos scribing (retranscription de votre message sous la forme d’un visuel) ou dans un format plus classique permet d’attirer l’attention de vos collaborateurs. À condition qu’elles soient de courte durée. Alors à vous de jouer !
Le serious game : ludique et efficace
Tout l’enjeu du serious game est de transmettre et faire assimiler des notions concrètes sous une forme ludique. La personne engagée dans le serious game n’a pas l’impression de travailler, ni même d'apprendre !
Le serious game permet d’accompagner les lancements d’outils, les formations, les actions de communication managériale…
Un outil personnalisable, modulable, et créatif qui est très plébiscité par les collaborateurs. Il permet aussi de fédérer plus facilement.
Le webinar : bien plus qu'une simple visioconférence
Ici, nous vous parlons d'une véritable conférence, qui implique une préparation en amont de certains collaborateurs. Dont les employés écoutent les intervenants sans interagir avec eux ou très peu.
Attention pour gagner en efficacité, le contenu doit être percutant et rapide à consommer (à l’exemple d’un snack content). Vous ne voulez pas voir le stagiaire s’endormir devant son écran.
Le webinar permet de capter l’attention des salariés. Voici un format idéal pour des thématiques diverses. Pour maintenir l’attention, privilégiez des formats de moins de 40mn voire 30 mn selon le sujet. Soignez la qualité graphique de votre présentation. L’intérêt du webinar est aussi l’interactivité. Permettez à vos collaborateurs de poser leurs questions.
Un autre avantage, vous pouvez proposer des replays pour les absents.
Application mobile : atteindre le terrain
Même en 2023, tous les postes de travail ne disposent pas d’ordinateurs. Ainsi, une partie de vos collaborateurs se retrouvent mis à l’écart de votre stratégie de communication interne.
Il est de votre devoir de réussir à offrir une véritable égalité d’accès aux informations, quel que soit le lieu où travaille votre collaborateur.
Si l’utilisation du mobile était un intouchable jusque là, le confinement a fait changé les mentalités et ouvert à cette possibilité. Beaucoup d'entreprises ont utilisé cette option pour s’assurer d’atteindre tous leurs employés sans exception durant cette période.
Depuis, entreprises et collaborateurs sont de plus en plus à l’intégration du mobile dans les canaux de communication interne, surtout avec la généralisation du télétravail.
pour des cas très particulier
via des applications mobiles pour des populations cibles ou pour tous
pour faire remonter plus facilement des informations
Ainsi, la communication interne est à l’heure actuelle l’un des piliers des entreprises.
Mettre en place une stratégie de communication interne signifie bien plus que d’instaurer de simples outils de communication. À vous de dessiner le plan d’action de votre stratégie afin d’atteindre vos objectifs. Et pour 2023, penser marque employeur et interactivité !