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Onboarding : le guide complet de l’intégration collaborateur

Un candidat français à l’emploi sur deux se déclare prêt à démissionner dans le premier mois.

C’est ce qu’affirme une étude menée en 2018 par Robert Half.

Et pour presque un tiers d’entre eux, la décision peut être motivée par un mauvais accueil. Bienvenue à bord ! Pour que l’intégration ne se termine pas par un départ du collaborateur, ce guide vous révèle tout ce que vous devez savoir sur ce parcours, ou onboarding.



Onboarding : quels avantages ?


Onboarding, qu’est-ce que c’est  ?


Le onboarding est la phase d’intégration qui commence dès la signature du contrat de travail de votre nouveau talent. Elle est composée de différentes étapes incontournables après embauche et d’une cohésion autour d’un objectif commun. Le collaborateur se sent bien, et est armé pour sa mission. Le but ultime est de le fidéliser.


Les avantages du onboarding


Chouchouter l’arrivée de nouveaux collaborateurs est devenue une nécessité majeure. La difficulté à recruter et le coût du turnover imposent cette stratégie comme une bouée de sauvetage aux difficultés de recrutement.

Le onboarding

  • permet au salarié d’être opérationnel plus rapidement ;

  • transmet dès le départ les valeurs de votre entreprise ;

  • valorise vos nouveaux employés ;

  • augmente l’engagement collaborateur ;

  • dynamise votre marque employeur.

  • atteint l’objectif : fidéliser vos arrivants


Les étapes clés du onboarding


Avant l’arrivée sur le lieu de travail


Cette étape intervient en amont. On parle de pre-boarding.

Vous êtes l’heureux employeur d’une nouvelle recrue, qui vient de signer son contrat de travail. Mais avant la date effective de sa prise de fonction, il peut s’écouler des jours, ou des semaines.

Vous ne manquerez pas de mettre ce temps à profit pour inviter votre collaborateur à se familiariser avec son nouvel environnement. C’est l’occasion idéale de lui partager, par exemple, votre newsletter.


Environ deux semaines avant son arrivée, vous prenez soin de lui adresser les éléments concernant le lieu, l’horaire et les modalités d’accès pour se rendre au bon endroit. Ce serait dommage de l’attendre alors qu’il trépigne à l’entrée… sans badge.

Vous véhiculez ainsi de bonnes ondes et il se projette déjà dans son quotidien.

Chez Hellowork, on mentionne même les détails concernant le dresscode.

Bref, toutes les informations dont votre collaborateur a besoin pour se sentir à l’aise pour son jour 1, sont dans le pre-boarding.


Et nul besoin de s’appeler Dropbox, ou Google pour s’approprier les petites attentions qui font mouche. Misez sur une Welcome Box, en envoyant des goodies à l’image de votre entreprise avec votre livret d’accueil. Plante en pot, écouteurs, tote bags, clé USB, ou même un kit de vos propres produits, et hop, dans le mille ! Votre salarié est en phase avec la gestion de son stress, et son enthousiasme est décuplé !


C’est le jour 1…


… celui qu’on retient, évidemment.

Et ce jour 1, il vous appartient qu’il dépasse toutes les projections de votre collaborateur.

L’accueil a son importance. Le premier contact avec le lieu de travail, les salutations, c’est parfait. Mais le reste de la journée aussi ! Sous prétexte de le laisser prendre ses marques, combien de nouveaux salariés se sont trouvés esseulés dans leur bureau, comme perdu au milieu d’un aéroport grouillant de monde. Help !

Pour cette première journée, c’est simple ! Il suffit de lui manifester de l’empathie. Mettez-vous à la place du nouveau collaborateur. De cette manière, vous anticipez ses appréhensions les plus basiques, comme, par exemple, cette question essentielle : Avec qui vais-je déjeuner ?


Pour éviter cela, un onboarding efficace se prépare. Il inclut :

  • La préparation du matériel nécessaire (informatique, bureau, codes d’accès, etc.)

  • La présence et la présentation de l’équipe et de son buddy ( la personne qui lui servira de mentor, ou tuteur, pendant le parcours d’intégration)

  • Une visite des locaux et des différents services (la recherche de la photocopieuse nuit gravement au dynamisme)

Un seul mot d’ordre : conserver la positive attitude chez votre collaborateur tout neuf !

Le recruté doit sentir qu’il est attendu tant au niveau matériel (badge, bureau, ordinateur…) qu’au niveau humain (accueil, déjeuner, échanges). Il doit sentir que ce recrutement était vivement désiré, ce qui le confortera dans son choix.


Chez Twitter en 2019, le nouveau partenaire trouvait déjà sa place à proximité directe de son référent, avec un tee-shirt et une bouteille de vin. Et bim ! Vous êtes dans l’ambiance.

Si l’emploi nécessite un accueil sécurité, celui-ci est évidemment effectué dans les premières heures. Pour transmettre les règles de prévention sur l’environnement de travail, c’est security first !


Semaine 1 pour votre onboarding top niveau


Les premiers jours sont rythmés, mais non surchargés. C’est la preuve d’une organisation d’une efficacité redoutable.

Le mentor assigné à votre nouveau talent l’accompagne sur ses premières missions.

Chef Buffer, « l’entreprise sans bureau », on soigne les recrues. Trois parrains (rien que ça !) se répartissent les missions spécifiques de mentor.

Cela permet de ne pas surcharger le collaborateur parrain et de faire bénéficier de l’expérience de plusieurs employés à la fois. L’intégration sociale est d’autant plus rapide et la productivité de chacun n’est pas entravée.


Un planning déjà alimenté


Dès la première semaine, il est essentiel de planifier des rendez-vous pour le nouveau salarié. Des rencontres avec ses collègues d’autres compétences, et des formations établiront un premier rythme. Cet agenda prévu avant même son arrivée lui fera prendre conscience de sa valeur déjà effective dans l’entreprise.


Un bilan hebdomadaire avec le manager


L’acquisition progressive des compétences est suivie par le manager, qui programme un premier entretien. Celui-ci deviendra régulier dans le processus.


Une enquête de satisfaction


Profiter d’un retour à chaud de la première semaine est un atout considérable. Le regard neuf de l’arrivant apporte quantité d’éléments capitalisables pour les prochaines semaines, et les futurs recrutements.

Selon les effectifs recrutés, une journée d’intégration formalise les présentations dans un cadre détendu.


Les premières semaines et premiers mois


La durée du onboarding étant généralement fixée par avance sur plusieurs semaines, le parcours est jalonné de différentes étapes au fil de l’apprentissage. Divers domaines peuvent être intégrés au parcours. À la fin de la période d’essai, l’intégration collaborateur reste tout de même partielle.


Formation au télétravail


Cette nouvelle pratique gagne du terrain, et c’est peut-être même l’atout qui vous a fait remporter la bataille du recrutement. Il s’agit à présent de tenir votre promesse en fournissant les meilleures conditions à ce mode de travail.

Il ne suffit pas d’un accès et de matériel. Une nouvelle recrue à distance peut vite se sentir à la dérive. Voilà pourquoi une solide formation, ainsi que des liens sociaux la rattachant à l’entreprise sont fondamentaux.


Missions spécifiques planifiées


Chez LinkedIn, le nouvel employé se voit confier une road map de 90 jours (et un sac à dos), avec une vision semaine après semaine, et certaines échéances. Un véritable road trip pour apprivoiser sa nouvelle terre inconnue…

Faciliter le workflow du nouvel arrivant lui libère du temps pour d’autres priorités. Il parviendra ensuite à organiser son travail en s’inspirant des méthodes de la première heure.

En parallèle, le tutorat accompagne par ailleurs le nouveau collègue jusqu’à la clôture du onboarding.


Liens sociaux pendant le onboarding


C’est qui le nouveau ?


Aïe, fausse note… La stratégie est conçue pour favoriser les liens professionnels. Elle ne concerne pas QUE le département des ressources humaines. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises adoptent le petit déjeuner d’intégration avec le CEO, les déjeuners d’équipes, les séances de sport, les afterworks hors des bureaux ou des ateliers.

Dans d’autres entreprises, on adopte des Vis ma Vie sur le lieu de travail. Le nouveau collaborateur passe un moment avec un collègue dans ses fonctions, ou l’assiste, pour mieux le connaître, ainsi que son poste.

L’implication de tous est ca-pi-tale. Les employés doivent se sentir concernés par l’intégration du recruté pour l’accueillir, le guider ET le rassurer.


La communication autour de l’arrivée


En Interne


Pour faciliter l’intégration, certaines entreprises communiquent dans leur intranet sur les nouvelles prises de poste, avant même l’arrivée de la nouvelle recrue. Les équipes sont ainsi averties et préparées. C’est une des bonnes pratiques à adopter.

Chez Prêt à Pousser, on invite les salariés à remplir une fiche et à l’accrocher au mur. On y découvre leurs goûts et même leur blague préférée. Conviviale, et facteur de cohésion, cette technique permet de se découvrir et même de se redécouvrir.


En externe


Communiquer sur votre processus d’intégration et sur l’arrivée de vos nouveaux salariés impactent positivement votre image et reflète votre dynamisme.

Ne vous en privez pas !

C’est votre marque employeur qui en profite. Celle-ci peut vous apporter de nombreuses ressources de visibilité et surtout, des candidats potentiels.


Clôture du onboarding


La durée fixée de votre onboarding s’achève et votre collaborateur se sent chez lui. Oui, mais quand ? Eh bien Le onboarding s’achève lorsque le processus de formation se termine, et pas avant.

Il est généralement admis que le parcours d’intégration puisse durer six mois à une année.

C’est l’heure de l’évaluation à 360 degrés.

L’idée est de faire le tour, mais de ne pas terminer la chanson par trois petits tours et puis s’en vont…


L’évaluation à 360


Pour relever les points positifs et négatifs, puis élaborer un plan d’action pertinent, ce questionnaire va concerner tous ceux qui gravitent autour du nouveau collaborateur.

Vous pouvez ainsi collecter différents points de vue. Attention ! Cette méthode implique de former vos collaborateurs à effectuer de bons feedbacks, constructifs. Un manager sensibilisé à cet enjeu peut analyser ces évaluations pour en retirer des remarques objectives. Il établit alors un plan d’action pour la suite.


L’auto-évaluation


Allez chercher le ressenti de votre salarié et encouragez-le à exprimer les réussites et les faiblesses de son apprentissage. Mais point d’autoflagellation, incitez-le à rester honnête, positif et précis.

De cette analyse, déduisez le tempo qui va rythmer les mois suivants, en termes de formation, d’objectifs et de suivi.


Les outils pour un onboarding réussi


Il est loin le temps où l’intégration des employés tenait en trois mails, un tableau Excel et un calendrier…

Aujourd’hui, des outils performants le font pour vous et d’ingénieuses solutions rendent cette mission plus agréable et surtout plus efficace.


Des sociétés utilisent le chat pour intégrer le onboarding. Une automatisation permet de recourir à des outils existants, sans alourdir le processus. Le manager ou le mentor accompagne le salarié et son avatar automatisé ne manque pas de lui transmettre des conseils, des procédures, etc. par la messagerie instantanée.


La gamification


En découvrant l’application dédiée chez Siemens, vous avez presque envie de postuler. Très complète, elle est, en plus, très ludique. Replacer les personnes dans l’organigramme, ou relier des informations, l’apprentissage est personnalisé et accessible sur mobile. La visite virtuelle et la map offrent au salarié une approche de son poste ultra connectée.


Les outils intégrés au SAAS


Votre entreprise utilise une solution SAAS (Software as a service), autrement dit, des applications disponibles par logiciel. Comme il serait tentant de se dire que votre nouveau collaborateur y trouvera tout ce qu’il souhaite.

Mais non.

Laisser les nouveaux entrants fouiller dans le SIRH, ou dans votre ERP n’est pas le meilleur moyen pour qu’il se l’approprient.

Ces outils nécessitent un accompagnement spécifique, car ils peuvent être lourds à appréhender. C’est pourquoi des logiciels spécialisés s’intègrent directement aux SaaS pour une utilisation en direct.


L’outil le plus innovant : la disponibilité


Cela peut prêter à sourire, mais la meilleure intégration passe par la disponibilité des collaborateurs et managers. C’est pourquoi la digitalisation ne reste qu’un accompagnant.

De nombreuses entreprises ne se passeront jamais de pratiques comme Une heure avec le CEO, ou des petits déjeuners d’intégration.


Les bonnes pratiques du onboarding


Assouplir la rigidité administrative


L’objectif est donc de favoriser l’intégration sans ajouter de poids administratif ou de contenu chronophage et non productif.

Diluer les corvées dans le temps, c’est possible avec un bon pre-boarding. Inutile d’effrayer votre nouvelle recrue avec une pile de mails ou de papiers à remplir à son arrivée. Tout est déjà prêt !


Équilibrer la charge de formation


De la même manière, la formation est plus efficace lorsqu’elle est équilibrée et accompagnée. Vous êtes bien conscient que :

pour être rapidement opérationnel, votre employé a besoin de temps.

Oui vous avez bien lu ! Vous gagnerez en efficacité en évitant la surcharge, donc en allégeant le planning.

De plus, la réussite du onboarding ne se mesure pas au volume de connaissances acquises, mais à la qualité de celles qui sont intégrées. Ainsi, si vous mettez en place des points d’avancement, ceux-ci doivent rapporter une compétence en un temps donné.

Vos indicateurs peuvent, par exemple, être plus pertinents, s’ils sont jumelés avec une mesure de satisfaction de votre nouvelle recrue.

En résumé, la réussite demeure dans l’équilibre de la balance compétences/satisfaction collaborateur, plutôt que dans le poids mesuré sur les deux plateaux de la même balance.

Bingo, si le poids est important ET parfaitement en équilibre !

Pour jouer sur le facteur poids, le onboarding parie sur la variation des formats d’apprentissage (présentiel/distanciel, formel/ludique, seul/collectif)

Cela influe mécaniquement sur le plateau de la satisfaction, et ce sont les questionnaires et les feedbacks qui en apportent la mesure.

A l’image de tout le processus, le parcours d’apprentissage sera personnalisé en fonction du profil. Un senior, un superviseur, ou un intérimaire, ne suivront pas le même chemin pour arriver à la même finalité.


Favoriser l’interaction et le feed-back


Une recrue totalement muette, c’est peut-être un indice de mal-être. Et un jour, sans être plus loquace, c’est la porte qu’elle franchit pour quitter son poste.

Un nouveau collaborateur peut avoir, à tort, l’impression de ne rien avoir à dire. Pour l’encourager, envisagez le rapport d’étonnement.

C’est vous qui êtes surpris ? Vous le connaissez probablement sous le nom de “note d’observation critique”.

Ce retour peut prendre un aspect informel, celui d’un entretien, ou même d’un questionnaire digitalisé. Dans votre choix, privilégiez l’expérience collaborateur. Meilleure elle est, plus vous avez de chances d’obtenir des informations complètes et sincères.

Vous recevrez ainsi un retour de votre arrivant sur :

  • Le recrutement (processus, durée, remarques)

  • L’intégration (arrivée, locaux, outils, etc.)

  • Les sources d’étonnement (on y est ! — suggestions, points d’amélioration, etc.)


Ce rapport pose les jalons de bonnes habitudes, s’il est bien mené. Vous pouvez ensuite encourager votre recrue par un objectif en nombres de retours d’expérience, ou instaurer des check-points virtuels à des dates régulières pour faire le point.


La culture d’entreprise n’attend pas


Intégrer dès le premier jour les valeurs de votre entreprise, c’est en montrer l’importance au quotidien. Cela engendre également un sentiment d’appartenance. Formez vos managers à communiquer sur votre ADN.

À l’heure où la quête de sens est la priorité pour les générations Y et Z arrivant sur le marché du travail, c’est ca-pi-tal !

Vous avez certainement misé sur votre identité pour votre marque employeur.

N’en faites pas qu’un argument marketing et prolongez la magie dans votre communication interne. Quelle que soit la durée de présence en entreprise, traitez tout le monde de la même manière. Le onboarding n’en sera que plus productif.


Accueillir, c’est un travail de longue haleine en entreprise. Mais le jeu en vaut la chandelle. Un onboarding réussi, c’est un levier de qualité pour un recrutement durable et productif. Vous recevez bien, et ça se sait !

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